应付账款

• 申请预支零用现金
• 零用现金补充或结清申请
• 申请预支旅费
• 旅行 & 费用报告-国内
• 旅行 & 费用报告-国际
• 支票申请表格
• W-9申请表.S. 纳税人身份证号码)
• 直接存款协议-适用于美国银行的收款人.S. 仅限银行账户*

*请联系应付账款(电子邮件:apayable@十大电竞游戏综合排名).edu)，以帮助支付国际收款人(美国以外的银行账户).

预算转移申请表和费用更正/跨部门支持申请表可在 预算 & 规划 页面下 重要形式.

所有的采购表格都可以在采购办公室(A114 Altschul Hall)获得 采购 页面，或十大电竞游戏综合排名门户网站(http://portal).十大电竞游戏综合排名.edu/). 请访问 采购 了解更多信息.

用于购买商品和服务(包括与旅行无关的商品和服务), 自付大学费用)超过500美元, 请参阅 采购程序. 对于500美元以下的购买，请按照以下支票申请表的程序进行.

检查申请表格程序

为了使支票申请表能被应付帐款处理, 以下文件必须通过电子邮件(apayable@十大电竞游戏综合排名)提交给应付账款.edu). 请将主题注明为: 支票请求:[收款人名称]. 收款人是被付款的供应商或被报销的雇员. 

1. 完成并批准 支票申请表格 (说明已印在表格上).
2. 实际发票或收据* (详细的，显示所有购买的项目，而不是信用卡收据). 一份完全执行的协议(由Barnard和收款人签署)必须伴随着支付服务费用的支票请求.g.(演讲)500美元.00或更少.
3. 实际的发票或收据必须提供购买的详细说明. 收据副本, 信用卡交易收据, 或实际的信用卡对账单将不被接受在正常过程中. 在极少数情况下，实际收据是不可用的, 收据或信用卡对账单的副本将被接受，条件是员工签署一份声明，证明没有实际收据，并且不会提交副本费用. 反复使用收据的员工可能会被取消这项特权.
4. 经费之学术或商业用途说明.

*请将小收据贴在8 1/2 x 11张纸上, 扫描成PDF格式, 并将这些表格与已完成的支票申请表合并成一个PDF. 请不要将收据与报销表格一起放在信封里，以便通过办公室间邮件的方式报销应付账款.

支票申请授权书

所有支票申请表必须由授权员工签署, 一般是部门的预算官. 用于自付费用报销, 员工的主管必须批准检查申请表. 部门主管, 副总统和总统, 首席财务官和财务副总裁必须审查支票申请表. 与这些费用有关的任何问题或疑虑均应与首席运营官或首席财务官(或与总裁就首席运营官和财务官的费用进行讨论)进行讨论。.

• 当向外部顾问或客座讲师支付服务费用时, 收款人的税务地址和社会安全号码或EIN必须包括在内. 如果收款人是个人或实体，十大电竞游戏综合排名以前没有支付过, 应付账款需要一个 IRS表格W9 在他们的支付系统中为他们创建一个供应商档案. 如果没有W9文件，付款将无法处理.
• 支付给十大电竞游戏综合排名员工(包括十大电竞游戏综合排名学生员工)的所有津贴, 谢礼, 或其他部门的额外服务必须通过工资支付. 

请用收款人的 法律名称 关于支票请求. 请不要使用昵称或首选名.

目前，支票请求、预支请求和费用报告都允许使用数字签名. 

请注意，十大电竞游戏综合排名是免税的; 因此, 在纽约州，为商品和服务支付的销售税(餐馆用餐除外)不应包括在支付或报销的金额中. 然而, 如果十大电竞游戏综合排名社区的成员在纽约州以外购买物品并被收取销售税, 学院将退还所缴纳的税款. 可在采购前通过电子邮件向采购部门或应付账款部门索取免税表格.

最后期限

支票申请表应及时提交给应付账款处理. 支票请求通常在收到后十(10)个工作日内处理.

所有支付或报销费用的请求必须提交财务 & 业务办公室在财政年度内发生的费用(e).g., 在七月一日之间发生的费用, 2021年和6月30日, 2022, 或2022财年, 必须在财政年度最后期限前提交给财务部门吗, 7月5日, 2022).

政策

• 要申请旅行预支，请提交一份 旅行预先申请表格 向财政部门 & 业务办公室. 如果您不使用全部预付款，请发邮件给维多利亚·托罗(邮箱:vtoro@十大电竞游戏综合排名).edu)提交剩余的资金(现金或支票，付款人是十大电竞游戏综合排名), 还有你的报销单, 到财务部(现位于教会间中心), 1320套房).
• 如果你包括只需要部分报销的收据, 请详细说明原因.
• 请参阅十大电竞游戏综合排名 支出政策 可接受的差旅费.

国内旅游

• 填写一张 旅行 & 费用报告国内表格*.  请不要忘记填写标题栏 总体经营目标 并包括说明与学院有关的旅行目的的文件.g.，确认会议注册的电子邮件，包含会议信息的传单).
• 请附上所有的过路费收据, 机票(如适用), 公共交通, 停车, 行李费, lodging (if applicable; please include the itemized hotel receipt/guest folio), 餐消费, 和天然气. 如果您使用EZ-Pass，请提供您的EZ-Pass报表的打印件. 
• 对于所消耗的食物, 请提交餐厅收据(显示食物的收据), 饮料, 以及每种产品的价格). 如果这顿饭是用信用卡或借记卡支付的，请 也 如果付了小费，并希望得到补偿，请提交信用卡收据. 请注意，我们不接受信用卡收据代替餐厅收据，除非解释为什么餐厅收据不可用. 
• 如需报销里程，请提供MapQuest、Google Maps、Yahoo的打印件! 地图等. 解释你开了多远. 目前的里程费率是由美国国税局制定的. 2022年的里程报销率为58%.商务行驶里程每英里5美分, 从2021年每英里56英里的商业里程报销率上调, 2020年的里程报销率为57%.商务行驶里程每英里5美分.

国外旅行

• 填写一张 旅行 & 费用报告国际表格*. 请不要忘记填写标题栏 总体经营目标 并包括说明与学院有关的旅行目的的文件.g.，确认会议注册的电子邮件，包含会议信息的传单). 
• 请附上所有机票收据, 行李费, 公共交通/出租车, 住宿(请附上详细的酒店收据/客人资料), 用餐费用(包括过路费), 停车, 如果适用的话，还要加汽油).
• 十大电竞游戏综合排名将只报销美元.S. 美元，不管你的费用是用什么货币支付的.
• 现金购买，请使用 购买日期的汇率，而不是偿还时的现行汇率. 我们建议 Oanda.Com的货币转换器. 请提供文件，说明您在哪里找到您的汇率(e).g.、网站、银行、货币兑换等.).
• 信用卡购物, please use the rate of exchange as calculated by your bank/credit card company; you do 不 need to use the foreign currency worksheet included in the international travel and expense report to calculate the rate of exchange. 请附上收据原件以及银行/信用卡对账单中显示美元费用的相关页面，并在旅行和费用报告的第一页注明这些金额.
• 如果要求偿还金融机构使用外币的费用, 请提供这笔费用的证明文件(银行或信用卡对账单).

*你也可以申请旅费报销 支票申请表格 如果您要求报销九项或更少的费用. 

请将所有小收据粘在8 1/2 x 11张纸上, 并将这些表格与旅行 & 费用报告或支票申请表格转换成一个PDF格式. 请将合并后的PDF发送到应付账款(电子邮件:apayable@十大电竞游戏综合排名).Edu)，并注明主题为: 支票请求:[收款人名称] or T&E报告:[收款人名称].

请注意，如果学生要求报销里程数，学院将不报销燃油费. 为私人车辆使用而购买的燃料包括在联邦里程报销费率中.

所有报销费用的请求必须提交给财务 & 运营办公室在发生费用后的九十(90)天内 or 该费用在该会计年度内发生，以较早者为准.g., 在七月一日之间发生的费用, 2021年和6月30日, 2022, 或2022财年, 必须在财政年度最后期限前提交给财务部门吗, 7月5日, 2022).

如果你有任何问题, 请致电212-854-2010或通过电子邮件(vtoro@十大电竞游戏综合排名)与财务办公室联系.edu).

零用现金基金使用政策

某些部门被授权使用零用现金基金进行小额支出. 零用现金的使用政策如下:

• 部门应将资金保存在上锁的零用现金箱中, 哪个应该锁在柜子里, 桌子上, 或壁橱.
• 下列项目不得从零用现金基金中支付:
  • 设备采购
  • 服务付款(e).g.、工资、咨询费)
  • 进步
  • 注册费及会费
• 零用现金基金应该如此 不 习惯于兑现支票.
• 各部门应指定一人为零用现金托管人, 未经部门主管批准，不得从基金中提款.
• 设立零用现金基金的员工离职或换系, 零用现金帐户必须结清并开立一个新帐户.

有关如何申请零用现金基金和/或核对零用现金基金的详细信息，请登录 十大电竞游戏综合排名门户.